如何规划活动:完整的活动策划指南

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寻找如何计划活动或关于活动策划的建议?
你来对地方了。
多年来,我们已经看到很多组织的活动,我们已经确定了十个步骤,这是成功举办活动的关键。
虽然我们无法确定您需要考虑的所有细节,但由于其中大部分将取决于您所持有的事件类型,因此我们可以建议一些对于任何事件都必须遵循的最佳实践。
考虑到这一点,我们确定的十个关键事件计划步骤是:
1.制定您的活动目标和目标
2.组织你的团队
3. 制定预算
4.创建事件主计划
5.设置日期
6.预订场地
7.品牌你的活动
8.确定并建立伙伴关系和赞助商
9.制定宣传计划
10. 确定过程日

1.制定您的活动目标和目标

规划活动的第一步是建立切实的目标和目标。
规划活动的第一步是建立切实的目标和目标。
首先,先问自己:你是组织这个活动的,你希望实现什么?
如果您在计划之前了解组织的主要目标,则可以确保事件的每个部分都经过优化以获得成功。
您是在尝试提高对某项事业的认识,还是为您的下一个项目收集预定数量的捐款?你希望吸引50位客人,还是500位客人?

通过可量化的成功指标设定目标,可以让您的团队更轻松地确保您与他们联系。
确定活动的有形和无形目标列表可以让您更好地了解您的活动管理需求。您的实际目标可能是吸引500名参会者,在活动中销售100种产品,或筹集100万美元用于慈善活动。您的无形目标将有助于实现这些切实的目标,可能包括提高对产品或事业的认识,或招募志愿者。

2.组织你的团队

任何活动都需要团队合作来处理所有细节。考虑确定一个关键的活动经理或活动主席以及小组委员会的个别主席,例如:
场地管理;
音箱;
娱乐;
宣传;
赞助商;
和志愿者管理。

提供高质量的活动需要在组织的各个层面上获得支持。要创建真正难忘的体验,您需要得到管理团队的支持,一直到您的现场活动工作人员。

3.制定预算

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确定活动预算是规划活动最重要的部分之一。我已经看到很多很棒的想法被抛弃了,因为最初提出这个想法的团队在开始计划之前忘了考虑他们的预算。

您需要在预算中包含的一些关键费用包括:

地点: 此费用应包括租金以及您需要购买的任何保险。
食物和饮料: 这个领域非常明显。但是,请记住,您在这里可以承受的金额也可能决定了您能够出售的门票数量。
娱乐: 这个领域可以根据您的需要进行定制 – 无论是分配给扬声器,DJ还是会说话的猪,确保您有旅行和住宿费用以及任何补偿的余地。
装饰: 你会选择一个DIY梅森罐子主题,还是一个有点发烧友的主题?预先确定成本将帮助您确定可以承受的成本。
工作人员: 这个类别可能经常被遗忘,但是考虑到员工的交通和住宿费用是关键,特别是如果你要出城。甚至预算员工的时间(如果他们没有在这个活动上工作,他们会花多少时间?)可以帮助你决定额外的会议是否值得。
营销: 无论您是决定 通过微博推广您的活动, 还是通过将传单放到城里来老去,
软件: 如果您尚未支付任何类型的 活动管理软件,请考虑将其纳入您的活动策划。
A / V: 从投影仪到Wi-Fi到扬声器,此类别包含各种各样的成本。
其他: 即使是计划最好的活动也会产生一些额外费用。在预算中核算它们将确保您不会意识到自己。
即使其中一些项目还没有固定成本 – 例如,如果您还没有选择场地 – 在做出这些决定之前,保持您能够承担的最大费用是非常重要的。

4.设置日期

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日期可能已经为重复活动预先设置,但如果这是一个新活动,请务必在确定日期之前考虑以下事项:

给自己足够的时间!理想情况下,您应该有4-6个月的计划,如果不是更多(取决于您的活动的性质)
注意法定和宗教节日
避免学校假期(冬季,春季和夏季假期)
与主要参与者核对日期 – 演讲者,演示者,贵宾嘉宾等。
一旦您设置了日期(并且已经列出了预算),您就可以立即开始预订任何您需要的外部员工(例如餐饮服务员)。
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一旦您了解了与活动相关的所有费用和时间表,就可以开始真正的计划!通过创建活动总体规划,您可以确保每个方面都保持正常运行,并且可以更轻松地与志愿者和活动委员会成员进行协调。

您的活动总体规划应涵盖活动的所有方面,包括:

场地,物流和餐饮管理(合同,许可证,保险等)
演讲者和主持人(识别,确认,后勤和管理)
活动和娱乐
宣传和推广(在线和离线,如网页和在线推广;活动日历;印刷项目;媒体关系;标牌;社交媒体等)
注册(在线注册,支付和跟踪;现场登录等)
赞助商和合作伙伴管理层
志愿者管理和责任
在规划活动时,还要考虑创建详细的时间表,以便一切顺利进行。包括何时需要提交任何许可或保险单,注册结束时,以及当天的详细时间表。

虽然可能很容易说,“这一切都在我脑海中!我会没事的!并且不要担心写下这一切,请注意:这种心态会让你更难以分配责任。这也会让你更难以记住你为下一次活动所做的事情 – 所以你的未来自己也会得到帮助并保持一切顺利。
最后,如果您或您的组织已经运行过类似类型的事件,那么查看此阶段存在的任何文档可以帮助您确保不会遗漏任何内容。

确保您的所有活动和服务都是根据受众的规模构建的。在过去,我们为我们的活动开设了一些开放式酒吧,并且只需一名调酒师从头开始制作每个人的饮料。这条线路将会很长,我们的与会者会感到沮丧。我们知道我们必须找到一个更好的解决方案但是不能雇用另一个调酒师,所以我们决定事先制作一些大量的鸡尾酒。这极大地减少了线路,我们的与会者喜欢我们制作的饮料!在创建总体规划时,试着看看你是否可以通过DIY来降低成本。还要记住,对于像TaskRabbit和Craigslist这样的新应用,你经常可以找到一个能够提供更少服务的有才能的人,这将使你在规划和执行活动时更轻松。

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6.预订场地

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一旦确定了日期,就必须尽快预订场地。您的活动必须在开始广告之前确定日期和地点,因此该任务需要尽可能在规划期间尽早完成。

 

(请注意,约会时的一些灵活性也可能会帮助你在这个阶段开辟更多种类的场地。)

 

为您的活动选择场地时需要考虑的一些事项是:

    • 可访问性。 场地是否有无障碍入口和电梯?有性别洗手间吗?你有空间给口译员吗?这个和许多其他因素决定了所有参与者都会感到舒适的空间。
    • 尺寸。 50人的活动将需要一个非常不同的空间而不是500人。此外,考虑您是否需要单独的房间进行分组会议等。
    • 停车处。 有停车场,还是通过公共交通工具很容易到达?
    • 保险。 你需要购买单独的保险吗?他们的责任规则是什么?
    • AV。如果您的活动需要扬声器和麦克风,请确保在可用空间内轻松设置它们。无线接入(和手机连接!)或您的活动有任何其他技术需求也是如此。
    • 成本。 场地要求多少押金?会有额外的费用吗?如果你需要取消,你会得到多少回报?
    • 7.品牌你的活动

    • 如果您希望您的活动脱颖而出,您需要选择一个及时且引人注目的主题,让您在竞争中脱颖而出。这意味着你需要提出一个动态的整体主题,你需要特别注意实际名称,因为它可能是一个关键的吸引力,尤其是在线媒体。
      • 头脑风暴名称: 当您头脑风暴活动名称时,请考虑:
        • 您的活动与您所在行业的其他活动有何不同?
        • 你希望通过这次活动传达什么?
        • 您活动的主要组成部分是什么?
      • 创建一个标语:一旦你想出一个名字,也可以尝试制作一个标语 – 一个简短,令人难忘的品牌口号来描述这个事件。
      • 设计徽标:  最后一步是创建一个徽标来表示您的活动。徽标可以是一种有效的品牌推广工具 – 在您的所有宣传和促销项目(如T恤,水瓶,袋子等)中立即识别您的活动。

      获得您的姓名,标语和徽标后,请在所有营销材料中使用它,以便不熟悉您的组织的人员开始认识您的品牌 – 并记住事件正在发生!

    • 8.确定并建立伙伴关系和赞助商

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    • 是否有组织可以与赞助商合作或致电赞助,以支付成本并增加潜在参与?此外,当您在活动中涉及其他人或团体时,他们在帮助传播信息并使活动取得成功方面有所帮助 – 越多越好,对吧?您可能需要考虑:
      • 寻求企业赞助商  为活动的一部分提供资金。这可能包括可能想要赞助晚宴,提供门奖或关键无声拍卖项目的国家组织,以及可能提供商品或服务的本地企业,例如桌子上的鲜花,礼品袋等。 。
      •   可能能够提供场地和/或协助组织或配备活动的社区组织合作

      如果您正在寻找赞助您的活动的企业,请记住,如果他们能够看到明显的好处,他们将更有可能这样做。如果你过去曾经有过愿意代表你发言的赞助商,那就更好了 – 但如果没有,那么准备好在你最初伸出援手时制定一个令人信服的案例来寻求支持。

    • 9.制定宣传计划

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    • 您可能希望在计划中包含的某些组件包括:

      • 网页公告
      • 社交媒体
      • 电子邮件爆炸
      • 按和媒体连接
      •  印刷材料

      最后,如果没有活动后的感谢信,赞助商致谢以及有关活动关键信息或筹款成功的文章,则不会有任何促销计划完成。

    • 10.确定过程日

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    • 旦准备好围绕活动的所有事情,跟踪事件本身的顺序并规划出你的计划就是下一步。为了确保您为任何事情做好准备,请准备一份日程安排,让您一整天都能从设置到清理。包括每一个细节,无论多小,都会让您感觉自己拥有一切!

      <a href=”https://www.bjhhby.cn” title=”青岛活动执行公司”>青岛活动执行公司</a>

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