如何成功策划执行公司年会的10个技巧

举行一次公司年会可以提升你的职业生涯和知名度。它可以增强公司的销售和士气,这取决于你的目的。

尽管会议很复杂,也很难计划。一个引人注目的议程和伟大的演讲者是必不可少的。但食物、舒适的座位和无数幕后也是如此。

计划不周的会议会像一个气球一样影响你的职业生涯。如果演讲者没有给与会者留下深刻印象,或者你的食物用完了,那可以在几个月后再谈……你可能会承担责任,或者至少分担责任。

所以彻底计划你的公司会议。不要让任何事情碰运气。以下是成功规划的10个技巧。

初始步骤

确定明确的目标
成功的会议有明确的目的。你需要激励销售人员吗?介绍新产品?参与团队建设活动?将不同的地理区域聚集在一起?目的决定了会议的大部分内容:会议规模、发言者和议程。

集思广益出一份愿望清单
一旦你有了明确的目标,就开始头脑风暴。你——以及会议委员会,如果有的话——最想看到什么?您想吸引活跃且知名的演讲者吗?您想要全体会议吗?在全体会议上,所有与会者都聚集在一起听演讲?还是你需要一系列关于多个主题的分组讨论?会议地点怎么样?它应该在公司附近吗?在一个方便美国和海外与会者的地方?

创建预算
一旦你有了目标和愿望清单,就制定你的预算。请确保包含您需要的所有类别。为你愿望清单上的每件事设置一个行项目。

你需要付费扬声器吗?吃饭会是会议的一部分吗?场地怎么样?你需要什么样的会议室?全体会议室可能需要容纳数百人,而分组会议室可能只需要容纳20人左右。你会雇佣供应商来制作印刷或网络材料吗?会议相关信息?

列出你需要的所有东西,以及每样东西大概要花多少钱。然后开始寻找一个能容纳所有人的地方。寻找能提供灵活会议套餐并能满足您需求的会议场所。

缩小愿望清单和预算
一旦你把愿望清单和预算配对,可能会发生两件事之一。第一:你的可用预算和愿望清单是匹配的!你现在可以认真开始计划阶段了。

如果你的愿望清单会议预算不足,修改计划,使其符合你的预算。例如,如果您计划在两天内召开八次分组会议,请将其简化为一天内召开四次会议。如果你想要的发言人报出昂贵的费用,四处寻找一个同样好的人,他会以更低的价格或者无偿为你的企业发言。

研究可用日期
会议的计划周期至少需要一年,最好是一年以上。为什么?因为会议有大量的后勤工作。你需要一个特定日期的场地、供应商和扬声器。如果您的计划期不到一年,这些元素中的一个或多个的可用性可能会受到限制。

在所有的计划完成之前,你需要以日期的形式放置一个帐篷杆。不过,最好研究一下1)能容纳你想要的人数和会议类型的场馆,2)知名演讲者和3)供应商的可用日期。一旦你有他们的可用日期,决定会议日期。

橡胶上路:认真规划

你现在可以开始计划会议了!

预订场地
为会议召开的地点做出承诺。如果会场将负责准备和提供会议餐,也要为他们做出承诺。

雇佣扬声器和供应商
与任何扬声器进行安排。向他们发送会议日期、时间和任何其他需要的材料。雇佣任何你需要的供应商。

制定议程
你可能很清楚最初头脑风暴会议的议程是什么。或者,此时你可能需要坐下来,一点一点地画出来。一旦会议日期确定,就应该立即开始制定一个明确的议程。

确保分发议程,以便所有相关方在议程定稿前看到并做出贡献。

宣传会议
所有会议,无论是公司内部的还是外部的,都应该公开。如果出席是强制性的——比如说这是销售人员的激励会议——宣传会让与会者兴奋,让他们知道会议的全部内容。如果不是强制性的——推出新产品,这样员工就可以参加或不参加——宣传可以提供参加的理由。

宣传应该提供会议对与会者有益的理由。也把它作为一个信息渠道,让人们知道日期、日程、地点和任何周围的景点。

决定应该采取什么样的宣传方法。网站?定期发电子邮件爆炸?传单和小册子?公司时事通讯上的一个故事?所有这些的混合?

评估会议
这个会后步骤有时会被跳过。不应该是这样的。你需要为与会者提供具体且可衡量的会议反馈。问一个简短的问题,问与会者从会议中收集到了什么是个好主意。回到你的目标上来。如果目的是激励销售人员,他们的目标是什么?如果新产品上市,与会者是否了解到关于该产品的有价值的信息?他们在会议期间舒服吗?他们觉得这对他们的职业生涯有价值吗?

会议计划是在公司内建立知名度和形象的好方法。因为会议规划很复杂,所以需要有一个完整的计划和具体的执行步骤来处理。这10条建议将为你安排一次难忘的会议。

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