如何完美的执行你的活动

大多数与活动相关的文章都会向您展示如何计划、推广和管理您的活动,但是很少有文章关注如何成功地度过活动日。

你知道,尽管活动的规划是必不可少的,但它并不是决定结果的唯一因素。您运行活动的方式可能会撤消所有计划工作。但相反,它可能会帮助您利用您的物流和营销努力。你举办活动的方式和你准备活动的方式一样重要。

假设您创建了全面的会场地图,但是人们仍然在前往其他会议室的路上迷路。或者,如果因为服务员动作太慢,没有在整个房间里走动,而没有给一些参会者提供点心,又会怎样呢?

如果扬声器的麦克风突然停止工作,你不得不推迟开幕式怎么办?正如你所看到的,很多事情都可能在活动中出错,无论你做了多少准备,其中一些是无法避免的。不可预见的事情总会发生,所以要习惯它。

但是当它们真的发生时,你能做些什么来快速反应并改善情况呢?以下是活动前必读的建议清单,将有助于确保你的活动完美地执行:

为您的团队创建不同的在线聊天组

如果活动场地很大(比如贸易展和展览),这条建议尤其重要。与所有不同的活动团队建立联系的一个好方法是创建在线群组(如 微信)。

你可以选择购买便携式对讲机,但也有一些需要考虑的风险。有些团队成员可能不会如何使用它们,或者在同一个频道上有太多的团队(视听、餐饮、志愿者、与会者支持等)可能会造成混淆。

不同团队的在不同微信群可能会更好,因为每个人都知道如何发短信。但要注意和严格的聊天。人们倾向于发送表情包或笑话,这可能会分散注意力。所以要清楚,这些在线聊天组只应该用于紧急事务或联系。

确保不是所有事情都取决于你

如何完美的执行你的活动插图

你可能是活动的协调人,但这并不意味着所有的事情都应该落在你的肩上。其他人也应该有发言权,而且这将帮助您忽略其他团队成员能够处理的问题。

学会如何把事情让你的同事去做,信任你的同事。向大家简单介绍一下自己动手解决问题的重要性。不管有没有你,你的工作就是确保无论发生什么事情,活动都能正常进行。

在活动期间提醒你的团队潜在的问题

在活动的前一天或上午,安排一次与团队成员的快速会议,并向他们简要介绍他们在活动期间可能遇到的突发事件。指出他们应该认真注意什么,并解释这些突发事件的应该怎么去解决。

例如,你知道有些演讲者会在演讲前几分钟从机场到达。和你的团队讨论可能会延迟他们到达的事情(例如,飞机比预期的晚着陆,或者在去活动的路上遇到交通堵塞),然后就如果发生这种情况该怎么办达成一致。此外,运行一个问答环节,并回答您的活动团队的所有问题。

每个活动相关区域都有代表吗

每个与事件相关的方面都应该有一个负责人,这个负责人将负责处理和解决可能出现的问题。无论是餐饮、视听还是入住,划分这些职责将确保你的活动执行力。

为活动志愿者创建灵活的时间表

为了确保您的活动顺利进行,您的志愿者的活动应该很好地协调。每个人都必须知道他们的任务和时间表。这就是为什么除了为志愿者活动分配一个委托外,还必须为志愿者提供一个个性化的程序,使他们能够轻松地在活动环境中导航。

最终的想法

虽然有压力,但这一天的活动将永远难忘。这是数月计划和工作的最终结果。你应该做的最后一件事是确保完美的执行和处理任何现场突发情况。然而,有了正确的准备和必要的帮助,你就能克服最后的挑战。

青岛活动执行公司

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